OUT OF OFFICE STAPPENPLAN

Ben jij op vakantie, de feestdagen aan het vieren of is je bedrijf even gesloten? Stel dan jouw afwezigheidsboodschappen in! In dit stappenplan leggen wij je uit hoe dat moet.

STAP 1: OUT OF OFFICE

Gebruik de automatische out of office-berichten om collega’s en relaties te laten weten dat je afwezig bent.

TIP
Geef in het bericht aan wanneer je weer terug op kantoor bent. Neemt een collega (dringende) zaken over? Geef dit dan ook even aan in dit automatische bericht.

STAP 2: AFWEZIGHEIDSBERICHT MICROSOFT TEAMS

Ook Microsoft Teams biedt de optie om een afwezigheidsbericht in te stellen. Het afwezigheidsbericht wordt – net als de out of office-berichten in Outlook – automatisch verzonden aan iedereen die in de opgegeven periode contact probeert op te nemen via Microsoft Teams.

LET OP!
Het afwezigheidsbericht in Teams wordt verzonden op het moment dat iemand contact probeert op te nemen. Je kunt in een Teams ook je status aanpassen. Wij raden aan om ook in Teams het afwezigheidsbericht in te stellen. Zo weten collega’s en relaties die contact zoeken dat je afwezig bent.

TIP!
Laat in het afwezigheidsbericht in Teams weten met wie collega’s en relaties contact op kunnen nemen voor dringende zaken.

Je kunt het afwezigheidsbericht instellen door rechtsboven op het icoon met je profielfoto te klikken. Selecteer vervolgens ‘statusbericht instellen’ en klik vervolgens op de link ‘planning niet aanwezig’. Je kunt het volgende menu automatische antwoorden inschakelen, een afwezigheidsbericht instellen en bepalen in welke periode dit bericht verzonden moet worden.

STAP 3: VOICEMAIL EN/OF DOORSCHAKELEN TELEFOON

Ook handig: spreek een bericht in op de voicemail of schakel de telefoon door naar een collega of het algemene nummer van de zaak. Ook handig voor bedrijven die in de zomervakantie (bouwvak) helemaal gesloten zijn.

Hulp nodig met het doorschakelen van de telefoon? Neem dan even contact op met onze support.