Een gestolen wachtwoord is vaak genoeg om een mailbox, cloudomgeving of praktijksoftware binnen te komen. Daarom zijn de beste MFA-methoden voor bedrijven geen technische extra meer, maar een praktische basismaatregel. MFA staat voor multifactorauthenticatie: naast een wachtwoord moet iemand zich nog op een tweede manier bewijzen, bijvoorbeeld met een app, beveiligingssleutel of biometrische controle.
Voor organisaties is de vraag niet óf MFA nodig is, maar welke methode past bij de mensen, systemen en risico's in de dagelijkse praktijk. Een accountant die veel onderweg werkt, heeft andere behoeften dan een tandartspraktijk met baliewerkplekken, gevoelige patiëntgegevens en medewerkers die snel moeten kunnen doorwerken. De beste keuze combineert een hoge beveiliging met een werkwijze die medewerkers ook werkelijk volgen.
Waarom een tweede factor het verschil maakt
Wachtwoorden blijven kwetsbaar. Ze worden hergebruikt, per ongeluk gedeeld of buitgemaakt via een overtuigende phishingmail. Ook een lang en ingewikkeld wachtwoord biedt geen bescherming wanneer een medewerker het invoert op een nagemaakte inlogpagina.
MFA voegt een extra controle toe. Een aanvaller met alleen een wachtwoord kan dan niet zomaar verder. Dat verkleint de kans op misbruik van Microsoft 365, financiële systemen, externe toegang en cloudapplicaties aanzienlijk.
Niet elke tweede factor beschermt echter even goed tegen phishing. Een sms-code is beter dan alleen een wachtwoord, maar kan worden onderschept of misbruikt wanneer iemand een medewerker misleidt. Wie de risico's serieus wil beperken, kijkt dus verder dan de vraag of MFA is ingeschakeld. De gekozen methode bepaalt hoeveel bescherming u werkelijk krijgt.
Beste MFA-methoden voor bedrijven vergeleken
Passkeys en beveiligingssleutels: sterk tegen phishing
Passkeys en fysieke beveiligingssleutels zijn voor veel organisaties de veiligste keuze. Een passkey is een digitale inlogsleutel die is gekoppeld aan een apparaat, zoals een telefoon of laptop. Een fysieke beveiligingssleutel steekt u bijvoorbeeld in een usb-poort of gebruikt u draadloos. Bij het aanmelden controleert de sleutel of u daadwerkelijk op de juiste website of in de juiste applicatie inlogt.
Dat maakt deze methoden zeer goed bestand tegen phishing. Op een valse inlogpagina werkt de sleutel niet, omdat die pagina niet overeenkomt met de echte omgeving. Voor beheerders, directieleden, financiële medewerkers en andere accounts met uitgebreide rechten is dit vaak de meest verstandige standaard.
Er zit ook een praktische kant aan. Fysieke sleutels moeten worden uitgegeven, geregistreerd en vervangen bij verlies. Bij passkeys moet u vooraf beoordelen welke systemen en apparaten deze ondersteunen. Toch weegt dit beheer meestal op tegen de extra bescherming, zeker voor accounts die toegang geven tot veel bedrijfsinformatie.
Authenticator-apps: een goede balans voor veel medewerkers
Een authenticator-app op een zakelijke of privételefoon is voor veel medewerkers een toegankelijke MFA-methode. De app toont tijdelijk geldige codes, of vraagt de gebruiker een aanmelding goed te keuren. Vooral codes die in de app worden gegenereerd, zijn een betrouwbare verbetering ten opzichte van sms.
Let wel op pushmeldingen. Een medewerker die herhaaldelijk een melding krijgt, kan uit irritatie of haast alsnog op 'goedkeuren' drukken. Dit heet MFA-vermoeidheid. Een betere variant is nummervergelijking: de gebruiker moet in de app hetzelfde nummer invoeren dat op het inlogscherm staat. Zo wordt blind goedkeuren veel minder waarschijnlijk.
Authenticator-apps zijn goed schaalbaar en meestal eenvoudig te beheren binnen een centrale identiteitsomgeving. Ze zijn daarom geschikt als brede basis voor medewerkers die werken met e-mail, cloudapplicaties en externe toegang. Zorg wel voor een duidelijke procedure wanneer iemand van telefoon wisselt of zijn toestel kwijtraakt.
Sms en telefonische codes: alleen als tussenoplossing
Sms-codes zijn bekend en laagdrempelig. Dat maakt ze aantrekkelijk voor een kleine organisatie die snel een eerste stap wil zetten. Toch is sms niet de voorkeursmethode voor systemen met gevoelige gegevens of accounts met beheerdersrechten.
Een telefoonnummer kan worden overgenomen via sim-swapping, waarbij criminelen een provider misleiden om een nummer naar een andere simkaart over te zetten. Daarnaast kunnen sms-codes door phishing worden buitgemaakt. Het risico is niet theoretisch, maar een methode die alleen op een telefoonnummer vertrouwt, biedt minder zekerheid dan een authenticator-app, passkey of beveiligingssleutel.
Gebruik sms daarom hooguit tijdelijk, bijvoorbeeld voor een applicatie die nog geen betere optie ondersteunt. Maak tegelijk een plan om deze afhankelijkheid af te bouwen zodra de leverancier moderne MFA beschikbaar stelt.
Biometrie: prettig voor de gebruiker, maar geen volledige strategie
Vingerafdruk- en gezichtsherkenning maken inloggen snel en gebruiksvriendelijk. In de praktijk zijn ze vaak onderdeel van een passkey op een telefoon of laptop. De biometrische controle bevestigt dan dat de juiste persoon de sleutel mag gebruiken.
Dat is iets anders dan biometrie als zelfstandige beveiligingslaag. De sterkte zit vooral in de combinatie met een goed beheerde passkey of apparaatbeveiliging. Voor bedrijven is biometrie dus vooral een manier om veilige aanmelding gemakkelijker te maken, niet een vervanging voor beleid, toegangsbeheer en toezicht.
Kies per risico, niet met één regel voor iedereen
Een veelgemaakte fout is iedereen exact dezelfde MFA-methode geven. Dat lijkt overzichtelijk, maar houdt geen rekening met de gevolgen wanneer een account wordt misbruikt. Een medewerker die alleen afspraken plant, heeft een ander risicoprofiel dan iemand die betalingen kan uitvoeren of gebruikersrechten beheert.
Een praktische aanpak is om accounts in groepen te verdelen. Beheerdersaccounts, directie, financiële functies en externe toegang krijgen de hoogste bescherming, bij voorkeur met passkeys of fysieke beveiligingssleutels. Medewerkers met standaardtoegang kunnen vaak goed werken met een authenticator-app en nummervergelijking. Voor uitzonderingen, zoals een oudere applicatie, legt u vast welke tijdelijke oplossing is toegestaan en wanneer die wordt herzien.
Voor mondzorgpraktijken verdient dit extra aandacht. Een praktijk werkt met privacygevoelige patiëntinformatie en moet tegelijk toegankelijk blijven voor balie, behandelkamers en waarnemers. MFA mag de zorgverlening niet vertragen, maar een gedeeld account is geen oplossing. Richt individuele accounts in, ook voor tijdelijke medewerkers, en zorg dat rollen en toegang direct worden aangepast als iemand vertrekt of van functie verandert.
MFA werkt alleen als beheer en herstel geregeld zijn
De techniek is slechts een deel van het werk. Zonder goed beheer kan MFA juist nieuwe risico's of frustratie veroorzaken. Denk aan een medewerker die zijn telefoon verliest, een beveiligingssleutel die zoekraakt of een praktijkhouder die buiten kantooruren geen toegang meer heeft tot een essentieel systeem.
Leg daarom vooraf vast wie gebruikers kan helpen, hoe identiteit wordt gecontroleerd bij herstel en wie tweede factoren mag uitgeven of verwijderen. Bewaar herstelcodes niet in een onbeveiligde mailbox of op een los briefje bij de werkplek. Voor kritieke accounts is het verstandig om een tweede, zorgvuldig beheerde beveiligingssleutel beschikbaar te houden.
Ook noodtoegang verdient aandacht. Een zogenoemd break-glass-account kan noodzakelijk zijn wanneer de normale identiteitsdienst tijdelijk niet beschikbaar is. Dit account moet uitzonderlijk sterk beveiligd zijn, alleen voor noodgevallen worden gebruikt en regelmatig worden gecontroleerd. Anders verandert een noodvoorziening ongemerkt in een open achterdeur.
Maak gebruiksgemak onderdeel van uw beveiliging
Medewerkers zijn geen zwakke schakel die u met regels moet overvallen. Zij bepalen in de praktijk of MFA consequent en zorgvuldig wordt gebruikt. Geef daarom een korte, concrete uitleg: hoe ziet een echte aanmeldmelding eruit, wanneer keurt u nooit een verzoek goed en bij wie meldt u een onverwachte MFA-prompt?
Oefen vooral met herkenbare situaties. Een medewerker ontvangt bijvoorbeeld een telefoontje van iemand die zich voordoet als de ICT-afdeling en vraagt om een code. De juiste reactie is eenvoudig: geen codes delen, geen onverwachte melding goedkeuren en eerst zelf contact opnemen via het bekende nummer of aanspreekpunt.
Controleer daarnaast regelmatig of MFA nog overal actief is waar dat nodig is. Nieuwe applicaties, externe leveranciers en tijdelijke accounts worden gemakkelijk vergeten. In een goed beheerde omgeving is MFA onderdeel van het standaardproces bij indiensttreding, functiewijziging, nieuwe software en uitdiensttreding.
Een werkbare keuze voor uw organisatie
Voor de meeste bedrijven is een combinatie de meest praktische route: authenticator-apps met nummervergelijking als brede standaard, en passkeys of fysieke beveiligingssleutels voor beheerders en andere risicovolle accounts. Sms blijft daarbij een uitzondering, niet de norm.
Welke keuze het beste is, hangt af van uw applicaties, werkplekken en de mensen die ermee werken. TéGéTèl helpt organisaties in de regio met het inrichten, beheren en toetsen van deze keuzes, zodat beveiliging geen los project wordt maar onderdeel van een betrouwbare werkomgeving.
Begin niet met de vraag welke MFA-optie het goedkoopst is, maar met de vraag welk account morgen het meeste schade veroorzaakt als het wordt misbruikt. Daar ligt meestal ook de eerste verbetering die direct verschil maakt.