WhatsApp is razend populair – ook in het bedrijfsleven. Of het nu gaat om klantcontact, teamcommunicatie of snelle updates, de app is snel, laagdrempelig en vertrouwd. Maar hoe zorg je ervoor dat je WhatsApp ook veilig gebruikt binnen je organisatie? In dit blog delen we 7 praktische tips om WhatsApp zakelijk verantwoord in te zetten.
1. Gebruik WhatsApp Business
WhatsApp Business is speciaal ontwikkeld voor zakelijk gebruik. Je kunt er bedrijfsinformatie in kwijt, automatische antwoorden instellen en gesprekken beter organiseren. Bovendien houd je privé en zakelijk gescheiden, wat belangrijk is voor de AVG en je eigen overzicht.
2. Beveilig je toestel én je app
Een goed wachtwoord of biometrische beveiliging op je telefoon is essentieel. Stel daarnaast een extra vergrendeling in voor WhatsApp zelf. Zo voorkom je dat iemand zomaar toegang krijgt tot gevoelige gesprekken als je telefoon in verkeerde handen valt.
3. Gebruik tweefactorauthenticatie (2FA)
WhatsApp biedt de mogelijkheid om een extra pincode in te stellen via tweestapsverificatie. Dit is een simpele maar effectieve manier om je account te beschermen tegen ongewenste toegang, zelfs als iemand je simkaart of toestel weet te bemachtigen.
4. Let op met het delen van gevoelige informatie
WhatsApp is geen veilige plek voor het delen van wachtwoorden, klantgegevens of contracten. Gebruik hiervoor liever een beveiligde cloudomgeving of een tool die speciaal is ingericht voor dat soort informatie. WhatsApp is handig voor snelle communicatie, maar niet voor vertrouwelijke documenten.
5. Maak duidelijke afspraken binnen je team
Zorg dat iedereen weet wat wel en niet via WhatsApp gedeeld mag worden. Stel richtlijnen op voor het gebruik van groepschats, het delen van klantinformatie en het bewaren van gesprekken. Zo voorkom je misverstanden én datalekken.
6. Let op phishing en verdachte links
Ook via WhatsApp worden phishingpogingen gedaan. Klik nooit zomaar op links van onbekende afzenders en wees alert op berichten die urgentie creëren (“Je moet NU klikken!”). Informeer je team hierover en deel voorbeelden van verdachte berichten.
7. Back-up en archivering: denk aan continuïteit
WhatsApp biedt de mogelijkheid om chats te back-uppen. Voor zakelijke communicatie is het slim om dit in te stellen, zodat belangrijke gesprekken niet verloren gaan. Let wel op: back-ups in Google Drive of iCloud zijn niet end-to-end versleuteld. Voor archivering en compliance zijn er betere oplossingen beschikbaar.