Microsoft Copilot, ChatGPT, Claude, Gemini en Midjourney: het is slechts een greep uit het beschikbare aanbod aan AI-tools. Artificial Intelligence is helemaal hot & happening en dat is niet voor niets, want wie de beschikbare tools slim gebruikt, kan een stuk sneller en efficiënter werken. Wij leggen in dit blog uit hoe je AI-tools slim én veilig kunt inzetten.
STAP 1: Overzicht = inzicht
Maak een overzicht van alle terugkerende taken op het gebed van communicatie, het verzamelen van informatie en administratie.
Je kunt dan bijvoorbeeld denken aan:
-
Het beantwoorden van e-mails
-
Notulen en gespreksverslagen maken
-
Rapporten schrijven en presentaties maken
-
Afspraken plannen en beheren van agenda’s
-
Het beantwoorden van vragen van klanten
-
Content maken voor bijvoorbeeld social media
STAP 2: Bepalen hoe AI het verschil kan maken
Gebruik het overzicht om te bepalen welke taken je met behulp van AI kunt optimaliseren of automatiseren. Welke taken kosten veel tijd en geven weinig voldoening? Zijn dit taken die text-based zijn, zoals informatie verzamelen en e-mails beantwoorden, of zijn het voornamelijk zaken zoals telefoongesprekken en vergaderingen?
Microsoft Copilot is een diverse tool die door de integratie met Microsoft 365 perfect is voor het beantwoorden van e-mails en het maken van bijvoorbeeld rapporten en presentaties. Shomi [LINK!] is een tool die met name geschikt is voor wie veel telefoongesprekken en vergaderingen heeft.
STAP 3: 1 taak, 1 tool
Het is misschien verleidelijk om verschillende tools te proberen, maar dit is niet veilig én niet efficiënt. Microsoft Copilot en Shomi zijn tools die door hun focus op de zakelijke markt zorgen dat jouw data veilig is en niet wordt gebruikt voor het verder ontwikkelen van AI-tools.
Het is beter om te starten met één taak en één tool. Zo kun je vertrouwd raken met de beschikbare tools en deze integreren in jouw workflow.
STAP 4: Integreer, optimaliseer en evalueer
Focus op het integreren en optimaliseren van AI in jouw workflow. AI-tools moeten geen extra stap zijn, maar een logisch onderdeel van jouw workflow. Neem bijvoorbeeld Microsoft Copilot en Shomi: deze tools zijn door hun integratie met Microsoft 365 en telefonie-oplossingen onderdeel van jouw workflow. En dat levert meer productiviteit en gebruiksgemak op.
STAP 5: Bouw routine op
Het gebruik van AI-tools is misschien even wennen, maar door klein te beginnen en routine op te bouwen raak je vertrouwd met de beschikbare tools en ontdek je steeds meer mogelijkheden om AI slim én efficiënt te integreren in jouw workflow en werkprocessen.
Wil jij meer weten over het slim en veilig inzetten van AI-tools zoals Microsoft Copilot en Shomi? Neem dan contact op met onze accountmanagers!